Oprogramowanie OCR dla księgowości – jak wybrać najlepsze rozwiązanie?

Oprogramowanie OCR to narzędzie, dzięki któremu pracownicy biur rachunkowych nie muszą już ręcznie wprowadzać danych z różnych dokumentów do systemów informatycznych. To nowoczesne rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo energii i czasu, który może być wykorzystany na realizację innych ważnych zadań służbowych. Programy typu OCR automatycznie odczytują dane z papierowych i elektronicznych dokumentów, eksportują je do formatów plików, które następnie mogą zostać zaimportowane przez powszechnie stosowane systemy finansowo-księgowe.

Jakie korzyści niesie za sobą używanie oprogramowania OCR w księgowości?

Korzystanie z oprogramowania OCR w księgowości niesie za sobą wiele korzyści. Usprawnia codzienną pracę, sprawiając, że staje się ona mniej żmudna i czasochłonna, a ewentualne błędy powstające przy manualnym wprowadzaniu danych z faktur i innych dokumentów są całkowicie wyeliminowane. Oto największe zalety oprogramowania OCR stosowanego w księgowości:

• umożliwia automatyczne zaczytywanie danych z różnych typów dokumentów,

• skrócenie i usprawnienie procesu księgowania,

• pozwala zaoszczędzić czas i energię pracowników, którzy nie muszą już wprowadzać danych z dokumentów do systemów finansowo-księgowych ręcznie,

• eliminuje błędy powstające przy ręcznym wprowadzaniu danych do systemów informatycznych,

• sprawnie i bezbłędnie zaczytuje dane zarówno z prostych tabel, jak i tych o złożonej strukturze wierszy (np. linie łamane między stronami, sumy częściowe umieszczone między wierszami czy wiele linii wierszy),

• zwiększenie wydajności i efektywności pracowników,

• ograniczenie kosztów przepisywania danych,

• automatyzacja faktur,

• tworzenie elektronicznego archiwum dokumentów zgodnego z przepisami prawa podatkowego.

Które oprogramowanie OCR wybrać?

Na rynku działa wiele firm zajmujących się sprzedażą oprogramowania OCR przeznaczonego dla biur księgowych. Wybierając optymalne rozwiązanie do swojego biura, warto zdecydować się na program ReadIT OCR Smart, który jest unikalnym rozwiązaniem w naszym kraju. Wielką zaletą tego oprogramowania jest możliwość skorzystania z bezpłatnego okresu próbnego, dzięki czemu można sprawdzić, jak ono działa i ocenić, czy będzie efektywnym narzędziem usprawniającym pracę w firmie.

Kolejnym atutem programu ReadIT OCR Smart, którego sprzedażą zajmuje się firma Docusoft, jest fakt, iż aby z niego korzystać, nie trzeba podpisywać żadnych umów. Po przetestowaniu wystarczy zasilić system dowolną kwotą i cieszyć się z korzyści, jakie wynikają z jego stosowania w codziennej pracy. Na rynku wyróżnia się również tym, że jego użytkownicy nie muszą wykonywać żadnych operacji związanych z pozyskiwaniem danych z dokumentów. Jedyne, czym zajmują się pracownicy, to przesyłanie zaimportowanych faktur do systemu, a następnie pobieraniu plików z danymi gotowymi do zaimportowania przez systemy finansowo-księgowe.

Jakie dokumenty mogą być księgowane przy użyciu oprogramowania OCR?

Oprogramowanie OCR umożliwia automatyczne księgowanie wielu dokumentów. Są to między innymi: dokumenty finansowe (np. faktury, paragony, potwierdzenia sald, noty odsetkowe, noty uznaniowe, noty obciążeniowe, wyciągi bankowe), kosztorysy, dokumenty magazynowe i transportowe, polisy, cenniki oraz inne dokumenty. System automatycznie zaczytuje z tych dokumentów pozycje nagłówkowe, linie tabeli oraz dane podsumowujące. Identyfikuje najważniejsze elementy dokumentów, czyli wystawcę, nabywcę i odbiorcę. Jeżeli na skanowanym dokumencie nie ma niezbędnych danych, oprogramowanie OCR wylicza je samodzielnie.

Warto dodać, że oprogramowanie OCR przeprowadza również walidacje wewnętrzne i zewnętrzne zaczytanych danych. Podczas weryfikacji wewnętrznej sprawdza np. sumy kontrolne NIP i rachunku bankowego, zgodność sum pozycji dokumentu z wartościami podsumowującymi, a także wartości w poszczególnych wierszach. Walidacja zewnętrzna polega na sprawdzeniu zgodności danych z Białą listą, GUS, VIES, NBP oraz z systemami klienta (np. bazą kontrahentów czy rejestrem umów).