Czym są księgi handlowe i kto jest zobowiązany do ich prowadzenia?

Prowadzenie księgowości jest nieodłącznie związane z prowadzeniem każdej firmy. Najczęściej przedsiębiorcy mają do wyboru księgowość uproszczoną (to rozwiązanie wybierają jednoosobowe działalności gospodarcze i małe firmy) lub pełną, która związana jest z prowadzeniem ksiąg handlowych. To one przejrzyście przedstawiają sytuację finansową danego przedsiębiorstwa. Co warto wiedzieć o księgach rachunkowych?

Czym są księgi handlowe?

Księgi handlowe (rachunkowe) to skrupulatne zestawienia różnych zdarzeń finansowych, które w ostatnim czasie wydarzyły się w danej firmie. Uwzględniają one wykazy obrotów, sald, inwentarz. Niegdyś księgi rachunkowe miały postać opasłych książek, w których księgowi notowali wszystkie dane. Obecnie mają one postać odpowiednich systemów komputerowych.

Księgi handlowe składają się z dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawień (obroty i salda kont księgi głównej oraz salda kont ksiąg pomocniczych), inwentarza (wykazu składników aktywów i pasywów).

W dzienniku powinny znajdować się wszystkie zdarzenia gospodarcze z danej spółki, zawsze opisane chronologicznie, numerowane. Księga główna, która składa się z kont syntetycznych, zawiera ewidencję księgową (zgodnie z zasadą podwójnego zapisu). Owa zasad mówi, że każdą operację gospodarczo-finansową należy zaksięgować na dwóch kontach równocześnie. Księgi pomocnicze natomiast składają się z kont analitycznych, które służą do rejestracji wszystkich zdarzeń gospodarczych. Prowadzi się je do rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, ewidencji środków trwałych. Zestawienia obrotów i sald (bilans próbny) dokonuje się raz w miesiącu. Inwentarz powinien być potwierdzony inwentaryzacją.

Księgi handlowe prowadzą biura rachunkowe w ramach obsługi księgowej firm. Warto wybierać jedynie sprawdzonych księgowych, którzy znają się na doradztwie podatkowym i księgowości. Biuro księgowe SALDO ma wieloletnie doświadczenie w sprawach podatkowych, prawnych, finansowych.

Kto powinien prowadzić księgi handlowe?

Profesjonalne prowadzenie ksiąg handlowych bywa także nazywane pełną księgowością. Do ich prowadzenia zobowiązane są spółki kapitałowe, komandytowe, komandytowo-akcyjne, a także osoby fizyczne i spółki, które przekroczą roczny limit przychodów netto o równowartości 2 milionów euro. Inne grupy, które muszą prowadzić księgi handlowe, to m.in. jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego, urzędy gmin, powiatów i województw, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe i zakłady budżetowe.