Co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?

W koszty uzyskania przychodu można zasadniczo wliczyć wszystkie wydatki, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Warto jednak pamiętać o wyjątkach zawartych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 podatku dochodowego od osób prawnych, a także na bieżąco śledzić orzeczenia sądów i interpretacje organów podatkowych dotyczące możliwości zaliczania konkretnych rodzajów wydatków do kosztów. Na uwadze trzeba także mieć fakt, że to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że dany wydatek mógł być uznany za koszt niezbędny do uzyskania przychodu lub zachowania jego źródła. Jakie rodzaje wydatków można więc wliczyć w firmowe koszty?

Koszty, które nie powinny wzbudzić wątpliwości organów skarbowych 

Jak wspomnieliśmy, co do zasady, do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć większość wydatków firmy. W praktyce jednak organy skarbowe mogą mieć wątpliwości, czy dany wydatek mógł zostać ujęty jako koszt uzyskania przychodu. W zakresie niektórych rodzajów wydatków wątpliwości te występują jednak rzadziej: w przypadku większości działalności gospodarczych, w koszty można wliczyć zakup komputerów, oprogramowania, telefonu i abonamentu; usługi księgowe; utrzymanie i wyposażenie lokalu; wynagrodzenie pracowników, a także koszty związane z reklamą i wyjazdami służbowymi.

Istnieją również kategorie kosztów specyficzne dla poszczególnych branży: np. stomatolog będzie mógł wliczyć w koszty zakupu specjalistycznego unitu, a grafik komputerowy – koszty zakupu licencji na potrzebne w pracy oprogramowanie. Co ważne, nawet nietypowe wydatki będą mogły zostać uznane za koszty, jednakże zawsze pod warunkiem, że podatnik będzie w stanie udowodnić, że miały związek z prowadzoną działalnością. Takim wydatkiem może być zakup  odzieży, na której znajduje się firmowe logo, jeżeli nie jest użytkowana wyłącznie do celów prywatnych podatnika, a charakter działalności uzasadnia wykorzystywanie tego typu odzieży.

Co w przypadku wątpliwości, czy dany wydatek można wliczyć w koszty uzyskania przychodu? 

W sytuacji, kiedy przedsiębiorca ma wątpliwości, czy dany wydatek będzie mógł wliczyć w koszty uzyskania przychodu, powinien skonsultować się z doradcą podatkowym, np. z Kancelarii Podatkowej z Krakowa. Specjalista podpowie, czy będzie możliwe wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem, a tym samym wliczenie zakupu w koszty.  Należy bowiem jeszcze raz podkreślić: to na podatniku ostatecznie spoczywa obowiązek udowodnienia, że takie powiązanie nastąpiło (niezbędne będzie również jego prawidłowe udokumentowanie).

Drugą możliwością jest złożenie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. W przypadku otrzymania takiego dokumentu i zastosowaniu się podatnika do jego treści zyska on ochronę przed negatywnymi konsekwencjami związanymi z ewentualnym kwestionowaniem przez organy podatkowe dokonanej kwalifikacji wydatków, których dotyczyła interpretacja.